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随着维州四级封城,大部分的“维民”都被强制规定在家办公。由于很多公司都没有在家办公的经历,因此 问题接踵而来。身为老板的,觉得团队工作效率降低,又担心上班时间找不到人;然而员工们都在抱怨上下班没了界限,比平常在办公室上班更累。但不可否认,在家办公或任何远程工作的办公模式多少都给雇主增加了一些法律风险。

在家工作 Work From Home 

Work Health & Safety(WHS)风险

因每位员工“在家办公场所”的环境不一样,所以会导致员工健康或安全的不可控风险相比在办公室里来的高。所以雇主也应采取一些措施把该风险减低,但是建议各位雇主在实施某项措施之前,请先与员工商议。同时,雇主有义务监督现有的措施,以确保该措施不会造成其他方面的风险。 

雇主的义务

员工在家/远程办公时,雇主在WHS上需考虑的事项如:

  • 身上有旧伤的员工需要特别注意;

  • 雇主与员工之间的沟通频率和方式;

  • 员工的工作计划,工作量,活动和工作时间管理;

  • 员工的工作环境如:桌子,椅子,电脑等摆放是否正确;

  • 员工的工作习惯和体育锻炼;

  • 员工的心理健康和福祉,以及;

  • 员工的其他责任,如: 员工是否需要督促孩子们的在线学习或其他顾家的责任。

雇主必须尽一切合理的努力来协助与管理员工在家/远程办公面临的风险。

员工的义务

除了雇主有义务之外,员工也应自己注意在家办公的环境,尽量减少在家办公的健康与安全风险,如员工应该:

  • 遵守公司的相关规定与了解如何安全与正确的完成工作;

  • 根据雇主提供的指示,正确地使用工作设备;

  • 保持安全的工作环境,如在指定的工作区域内,员工可能需要移动家具以确保可以舒适的出入,确保有充足的光线,通风的空间,与避免有任何锋利的表面或减少绊倒的危险;

  • 管理好家中安全系统,如维护电气设备,安装和维护烟雾报警器 ;

  • 如果有任何的有关风险或潜在风险和有危害的可能,请及时通知雇主;

  • 在有任何会影响在家工作的健康和安全性的变化,及时汇报于雇主。

如何降低在家办公的风险

雇主与员工应及时沟通,致力完成以下几点:

  • 员工足够了解如何设立一个安全的家庭办公环境。

例子:从健康的方面考虑,员工也应该避免长时间坐在工作的地方 (长时间维持坐姿);

  • 任何必要的工作设备,雇主都应允许员工借带回家;

  • 员工除了需遵守平常常规的工作场所政策和程序外,也应遵守雇主在这期间制定在家办公的规定,并自我评估,提交报告;

  • 雇主与员工应定期沟通;

  • 雇主应该给员工提供有关心理健康和福祉服务的信息和支持;

  • 雇主应该安排一名专员负责与员工就在家工作的相关问题进行交流和理解。如果员工有任何疑问或顾虑的话也应该及早跟雇主沟通;

为了确保员工有一个符合健康和安全要求的工作环境下,雇主可以要求检查员工的家庭工作环境。这可以通过虚拟方式(例如照片或视频)来实现,从而无需进行实地检查。同时对于一些特殊行业,雇主如有必要可以聘请工作场所健康和安全专业人士来协助评估员工在家办公的风险。

员工在家办公的心理健康 

Mental Health

在这段被新冠疫情影响的期间,由于很多公司都没经历过在家办公,可能有些员工身心健康也因此受影响。

雇主在WHS的职责不仅仅是针对员工的身体健康,同时,也需照顾员工的心理健康。这意味着雇主必须在合理可行的范围内,尽量减少会导致员工心理问题的风险。

在家办公可能会给员工带来与在平常工作的环境里更多的心理问题。

社会心理危害是指因工作上的安排或公司管理中,给员工心理带来的压力或感觉。

员工在心理健康上的社会心理危害包括:

  • 员工之间容易感觉到隔阂;

  • 与在办公室工作相比,员工可能更容易有疏离感,因为从上级所得到的的支持可能比较少或较为困难;

  • 工作需求的变化,如受新冠疫情的影响多少都会给某些员工增加了一些工作量;

  • 低效的工作模式和管理;

  • 在家庭生活和工作生活之间没有明确的界限;

  • 疲惫感增加;

  • 恶劣的工作环境,例如不符合人体工程学的工作环境或在高噪音水平下工作;以及

  • 雇主给予的工作通知与安排,在沟通和时间上是否充足。

小提示:

弹性工作安排协议

Flexible Work Arrangement Agreement 

如果员工因为家庭或其他原因,要求弹性的工作时间,那建议雇主与员工签署一份Flexible Work Arrangements Agreement 弹性工作安排协议

这份文件会写明:

– 针对不固定工作时间改变;

– 工作安排是因为员工的要求;

– 弹性工作安排是为了员工自己利益。

以此来避免之后可能会产生的纠纷,比如员工之后来跟老板说超出工作时间,讨要加班费等等 。

在家办公发生工伤事故的法律问题

因在家办公有可能会引起某些不可控的事故,雇主也无法对员工的安全做出一定的安全措施,除了上述提到的对员工身心健康的照顾外,雇主应为员工购买工伤保险 Work Cover Insurance。

在这特殊时期,由于雇主无法对员工的实际工作进行有效监督,所以为了避免员工因私人原因导致事故发生,但为了转移损失而谎称因工受伤,要求雇主做赔偿的事件发生,

本所建议

雇主可以要求员工披露在家办公的地址和工作时间,并约定变更地址或超时工作须应先获得雇主的批准,或者采用专业远程办公平台软件记录员工的工作时间, 既可以监控员工的工作状态和效率,也可以辅助工伤事故发生后的工伤认定申请,从而有效保护雇主和员工合法权。

远程办公 v 商业秘密法律问题

有的公司有“外网”和“内网”之分,有的公司不允许员工使用个人优盘拷贝单位资料等等。如何要求员工在居家办公期间确保网络安全,保护公司的商业秘密、知识产权等至关重要,而这也是雇主要求员工在家办公,需要思考的一个问题。我们建议:

  • 对在家办公的员工,签订专门的保密协议,强化员工保密意识和保密义务;

  • 对在家办公员工设立信息权限,对不同级别的保密信息进行不同级别的保密管理,保证最核心的信息不被外泄;

  • 尽量采取安全的数据传输方式和使用环境,比如公司内部社交软件,以防信息外泄。

结语

疫情肆虐快6个月了,在家办公的日子过的似乎有点腻了,视频会议久了也会怀念真实的圆桌会议。办公室给我们的生活带来规律、框架、乐趣、意义、朋友和庇护,希望疫情尽快得到控制,大家能早日回归正常的生活。

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本篇文章来源于微信公众号: Fumens Lawyers 富文律师行